Definition, Ziel und Zeitpunkt der Überprüfung im Auswahlverfahren
Was ist ein Bewerber-Screening?
Ein Bewerber-Screening, auch bekannt als Pre-Employment Screening, Background Check oder Bewerberüberprüfung, ist die systematische Überprüfung von Bewerberangaben im Rahmen eines Mitarbeiterauswahlverfahrens. Das Screening erfolgt typischerweise vor oder nach einem Vorstellungsgespräch, spätestens aber vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.
Einblick in typische Abläufe und rechtliche Rahmenbedingungen
Was beinhaltet der Screening-Prozess?
Wer sich auf eine neue Stelle bewirbt, kann früher oder später auf den Begriff „Screening-Phase“ treffen. Dahinter verbirgt sich der Teil des Auswahlverfahrens, in dem Bewerberangaben auf Richtigkeit, Plausibilität und Eignung geprüft werden. Die DSGVO gibt vor, dass Unternehmen solche Prüfungen nur mit vorheriger Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers durchführen dürfen.
In der Screening-Phase werden die Angaben, die in der Bewerbung oder einem Bewerbungsgespräch gemacht wurden, auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Außerdem wird – wenn das für die angestrebte Stelle wichtig ist – die Bewerberin oder der Bewerber selbst auf Eignung hin überprüft. Das bedeutet auch, dass öffentliche Profile in sozialen Netzwerken, ein SCHUFA-Eintrag oder die Gründe für das Ausscheiden beim vorherigen Unternehmen relevant sein können.
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Zeitpunkt der Prüfung im Bewerbungsprozess
Wann findet das Bewerber-Screening statt?
Die Screening-Phase muss selbstverständlich immer vor der Vertragsunterzeichnung abgeschlossen sein. Einzelne Maßnahmen, wie ein Referenzcheck, können aber bereits vor dem ersten Gespräch stattfinden. Für die meisten Stellen macht eine umfangreiche Background Investigation bzw. ein Bewerbercheck aber erst nach dem ersten Kennenlernen Sinn.
Typische Maßnahmen zur Verifizierung und Risikoabschätzung
Was genau wird bei einem Bewerber-Screening gemacht?
Im Rahmen eines Bewerber-Screenings können sich Unternehmen für verschiedene zulässige Maßnahmen entscheiden:
- Prüfung von Qualifikationen: Schul-, Ausbildungs- oder Hochschulzeugnisse verifizieren
- Verfolgung beruflicher Stationen: Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern zur Bestätigung von Beschäftigungsdauer und Tätigkeitsfeld
- Referenzen einholen: Gespräche mit früheren Vorgesetzten oder angegebenen Referenzpersonen
- Abgleich mit Stellenanforderungen: Bewertung, ob die Bewerberin oder der Bewerber die geforderten Qualifikationen und Kompetenzen erfüllt
Diese Schritte helfen dabei, Täuschungen im Lebenslauf aufzudecken und eine fundierte Einstellungsentscheidung zu treffen.
Rechtliche Grenzen und unzulässige Maßnahmen
Was darf man bei einem Bewerber-Screening nicht machen?
Ein Bewerber-Screening unterliegt in Deutschland strengen rechtlichen Vorgaben, insbesondere durch die DSGVO und die allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Bewerber. Nicht erlaubt sind zum Beispiel:
- Recherche privater Informationen im Internet, sofern diese keinen direkten Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben
- Fragen zu Vorstrafen, sofern diese nicht für die angestrebte Position relevant sind (z. B. bei Bewerbungen im Finanzwesen oder Sicherheitsdienst)
- Überprüfung der politischen Gesinnung, sexuellen Orientierung oder anderer besonders geschützter Merkmale
Grundsätzlich gilt: Alle Maßnahmen müssen im Verhältnis stehen und zweckgebunden sein. Die Privatsphäre der Bewerberinnen und Bewerber muss dabei respektiert werden.
Empfehlungen für Einsatzbereiche und Risikopositionen
Wann sollten Unternehmen ein Bewerber-Screening in Betracht ziehen?
Ein Bewerber-Screening empfiehlt sich insbesondere bei:
- Vertrauenspositionen mit Zugang zu sensiblen Daten oder Vermögenswerten
- Führungspositionen, bei denen Fehlbesetzungen hohe Auswirkungen haben können
- Branchen mit erhöhtem Sicherheits- oder Compliance-Bedarf, z. Finanzdienstleister, Pharmaindustrie oder Luftfahrt
- Internationalen Bewerbungen, bei denen Qualifikationen schwer vergleichbar sind
Ein professionelles Bewerber-Screening trägt somit dazu bei, Fehlentscheidungen zu vermeiden, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Unternehmenskultur zu schützen. Ziel ist es, die Richtigkeit der Informationen in der Bewerbung zu verifizieren und potenzielle Risiken für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen.
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