Whistleblowing & Case Management Software
Ein Hinweisgebersystem ist inzwischen einer der Standards zur Verhinderung von Korruption, Betrug, Untreue, Geldwäsche und weiterer Missstände. Die Anforderungen an ein Whistleblowing System gehen allerdings über die bloße Einrichtung einer Telefon-Hotline oder E-Mail-Adresse zur Meldung von Fehlverhalten und Verstößen über den Hinweisgeber hinaus. Stattdessen muss ein Workflow implementiert werden, der eine vertrauliche Kommunikation effizient und revisionssicher zum Schutz der Anonymität von Hinweisgeber, Mitarbeiter, Unternehmen und der belasteten Personen gewährleistet.
Nur über ein sicheres und vertrauliches Hinweisgebersystem für Whistleblower werden Missstände, Fehlverhalten und Verstöße gegen geltende Gesetze auch durch Mitarbeiter an den Arbeitgeber gemeldet. Wird ein Fall bereits intern verantwortungsvoll bearbeitet, können dem Unternehmen Nachteile wie Glaubwürdigkeitsverlust in Bezug auf die Öffentlichkeit erspart bleiben.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie
Am 16. Dezember 2019 ist die Hinweisgeberschutzrichtlinie der EU in Kraft getreten. Die Richtlinie soll Whistleblower schützen und muss bis Ende 2021 innerhalb einer zweijährigen Frist auch in nationales Recht der EU-Mitgliedsstaaten umgesetzt werden.
Im Zentrum der Richtlinie steht der Schutz der Hinweisgeber (Whistleblower) durch ein System, das Anonymität und Vertraulichkeit gewährleistet, sodass mögliche Missstände besser aufgedeckt werden können. Nach einer weiteren Übergangsfrist müssen bereits Unternehmen ab 50 Mitarbeitern mit mehr als 10 Mio. Umsatz ein geeignetes internes System für Hinweisgeber zur Meldung von Fehlverhalten implementiert haben.
Auszug aus der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden:
Artikel 26
Umsetzung und Übergangszeitraum
(1) Die Mitgliedstaaten setzen die Rechts- und Verwaltungsvorschriften in Kraft, die erforderlich sind, um dieser Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 nachzukommen.
(2) Abweichend von Absatz 1 setzen die Mitgliedstaaten hinsichtlich juristischer Personen mit 50 bis 249 Arbeitnehmern bis zum 17. Dezember 2023 die Rechts- und Verwaltungsvorschriften in Kraft, die erforderlich sind, um der Verpflichtung nach Artikel 8 Absatz 3, interne Meldekanäle einzurichten, nachzukommen.
(3) Bei Erlass der Vorschriften gemäß den Absätzen 1 und 2 nehmen die Mitgliedstaaten in den Vorschriften selbst oder durch einen Hinweis bei der amtlichen Veröffentlichung auf diese Richtlinie Bezug. Die Mitgliedstaaten regeln die Einzelheiten dieser Bezugnahme. Sie teilen der Kommission unverzüglich den Wortlaut dieser Vorschriften mit.
Quelle: Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates
Regelkonforme Whistleblowing Software Lösungen
Compliance Solutions bietet mit ihrer Whistleblowing Software eine sichere und vertrauliche Übermittlung von Hinweisen auf Regelverstöße. Ein geschütztes, anonymes Webformular gewährleistet den Schutz der Identität des Whistleblowers. Über eine vertrauliche Dialogfunktion erhält der Hinweisgeber, der die Missstände meldet, Feedback und kann Rückfragen zu den Verstößen beantworten.
Die Hinweisgebersysteme von Compliance Solutions arbeiten multilingual und sind weltweit in Unternehmen im Einsatz. Sie garantieren technische Sicherheit und Zugriffsschutz vor Dritten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im Case Management System sind klar definierte Rollen für die Mitarbeiter hinterlegt. Ein nutzerfreundlicher geführter Prozess mit detaillierten Arbeitsanweisungen garantiert eine strukturierte, revisionssichere Bearbeitung der Whistleblower Fälle.
Der Workflow
- Ein neuer Hinweis eines Whistleblowers geht über das mehrsprachige Hinweisformular ein
- Eingang der Meldung in das Hinweisgebersystem mit automatisierter Übersetzung
- Start des geführten Prozesses über definierte Nutzerrollen
- Ergänzung der Informationen über beteiligte Personen
- Risikoberechnung und automatisierte Risikoeinstufung
- Ermittlung des Handlungsbedarfs
- Beurteilung des Falls: bestätigen, ablehnen oder eskalieren
- Ggf. Übergabe an das Management
Führender Hinweisgebersystem Anbieter
Compliance Solutions verfolgte als einer der ersten Anbieter die konsequente Entwicklung einer umfassenden Compliance Plattform, die alle Aspekte der digitalen Compliance in einem integrierten System abbildet. Das Ergebnis: Die MCS Compliance Plattform, die derzeit als leistungsfähigste Legal & Compliance Plattform am Markt gilt.
Compliance Solutions als Hinweisgebersystem Anbieter stellt mit der MCS Compliance Platform u.a. folgende Systeme bereit:
- Whistleblowing System
- Case Management System
- Whistleblowing & Case Management System
Die Systeme können sowohl als Einzellösungen, als auch im Systemverbund innerhalb der MCS-Plattformlandschaft in Unternehmen eingesetzt werden.
Neben den Standardlösungen bietet Compliance Solutions auf Basis der MCS Compliance Plattform ebenfalls Enterprise-Lösungen an, die flexibel auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden können.
Unsere Legal & Compliance Experten beraten Sie gerne
Wenn Sie die Implementierung einer digitalen Lösung für Whistleblowing & Case Management in Betracht ziehen, an unserer Compliance Software Plattform interessiert sind, oder einfach nur genauere Informationen zu dem Thema wünschen, rufen Sie uns gerne an unter +49 711 217 232 92 oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir beraten Sie auch gerne zur technischen Einrichtung Ihres Whistleblowing System.