Hinweisgeber-system
Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions für Konzerne: anonyme Meldekanäle, strukturiertes Case Management und KI-Unterstützung. Mandantenfähig, mehrsprachig und weltweit einsetzbar.
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Whistleblowing Software & Case Management
Das Hinweisgebersystem für Enterprise-Anforderungen: KI-basiert, mit integriertem Case Management.
Sicher melden, strukturiert bearbeiten, rechtssicher dokumentieren: Unser Hinweisgebersystem verbindet anonyme Meldekanäle mit einem leistungsstarken Case Management und KI-Funktionen, die Ihr Team spürbar entlasten. Im Einsatz bei globalen Konzernen und öffentlichen Institutionen.
Der Anspruch
Ein Hinweisgebersystem, das nur die Richtlinie erfüllt, reicht nicht.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) definieren das Minimum. Die Realität in großen Organisationen stellt höhere Anforderungen: hohe Meldungsvolumen mit vielen irrelevanten Eingängen, mehrsprachige Meldungen aus aller Welt, Interessenkonflikte bei der Fallzuweisung, gesetzliche Fristen und Berichtspflichten über Jurisdiktionen hinweg.
Wer diese Komplexität beherrschen will, braucht mehr als einen Meldekanal: ein Hinweisgebersystem mit durchdachtem Case Management, intelligenter Automatisierung und der Flexibilität, sich an gewachsene Konzernstrukturen anzupassen.
Die Lösung
Hinweisaufnahme, Fallbearbeitung und Dokumentation in einem System
Anonymität und Vertraulichkeit:
Whistleblower melden sicher und auf Wunsch vollständig anonym über ein geschütztes Webformular. Die bidirektionale Dialogfunktion ermöglicht vertrauliche Rückfragen, ohne die Anonymität zu gefährden. So entsteht ein Umfeld, in dem Hinweise tatsächlich abgegeben werden.
Strukturiertes Case Management:
Jede Meldung durchläuft einen klar definierten Bearbeitungsprozess: Vorfilterung, Delegation, Kategorisierung, Bewertung, Maßnahmensteuerung. Vier-Augen-Prinzip, granulares Rollen- und Rechtemanagement nach Need-to-know und integrierte Nutzerführung sichern eine rechtskonforme Bearbeitung.
Enterprise Ready:
Mandantenfähig, interne Meldestelle je Unternehmenseinheit, über 20 Sprachen, sicheres Hosting in Deutschland/EU, ISO-27001-zertifiziert. Einsetzbar in dezentralen Konzernstrukturen und hochkomplexen Organisationen, weltweit.
Case Management im Detail
Case Management, das mit Ihrer Organisation Schritt hält
Der Unterschied zwischen einem Meldekanal und einem echten Hinweisgebersystem zeigt sich in der Fallbearbeitung. Unser Case Management bildet auch komplexe Organisationsstrukturen und Bearbeitungsprozesse ab.
Adaptive Workflows:
Nicht jeder Hinweis erfordert denselben Prüfaufwand. Das Whistleblowing-System bietet verschiedene Workflow-Tiefen: von der beschleunigten Kurzprüfung bis zur umfassenden, mehrstufigen Fallbearbeitung. Der Prozess passt sich der Fallkomplexität an, nicht umgekehrt.
Dispatcher-Rolle gegen Interessenkonflikte:
Eingehende Meldungen werden zunächst von einem Dispatcher gesichtet und zugewiesen. Das reduziert das Risiko, dass ein Hinweis direkt bei einer Person landet, die selbst vom Vorwurf betroffen sein könnte.
Kategoriebasiertes Routing:
Meldungen werden automatisch dem richtigen Bearbeitungspfad zugewiesen. Z. Bsp. nach Zuständigkeiten für HR-, Compliance- oder Exportkontroll-Fälle. Jede Fachabteilung sieht nur, was sie sehen darf.
Investigations nach Need-to-know:
Für vertiefte Untersuchungen lassen sich jederzeit Investigatoren hinzuziehen. Über das granulare Berechtigungskonzept erhalten diese ausschließlich Zugriff auf relevante Fallinhalte.
Fristenmanagement & Alerting:
Das integrierte Alerting-Modul überwacht Bearbeitungsfristen und benachrichtigt Verantwortliche automatisch. Z. Bsp. bei neuen Fällen, Fristüberschreitungen und nicht zugewiesenen Meldungen. Gesetzliche Fristen nach HinSchG und EU-Richtlinie werden zuverlässig eingehalten.
Maßnahmen und Dokumentation:
Maßnahmen definieren, Verantwortliche zuweisen, Fristen setzen und nachverfolgen bis hin zur revisionssicheren Dokumentation von Disziplinarverfahren und deren Folgemaßnahmen. Alles in einem Whistleblower-System, alles im Audit-Trail.
Individuelles Reporting:
Alle Falldaten stehen für flexible Auswertungen zur Verfügung. Je nach Fragestellung, auch abteilungsübergreifend, lassen sich individuelle Berichte intuitiv zusammenstellen und filtern. So entsteht genau das Gesamtbild, das für die jeweilige Anfrage gebraucht wird, statt eines starren Standardreports.
Feature Deep Dive
KI, die Ihr Compliance-Team wirklich entlastet
Unsere KI-Funktionen sind aus der Praxis großer Compliance-Organisationen entstanden und heute Teil des Standards. Auch bei der Nutzung unserer Whistleblower-Software. KI unterstützt an jeder Stelle des Prozesses, vom Meldungseingang bis zur fallübergreifenden Analyse. Dabei gilt durchgängig: Die KI bereitet vor, priorisiert und schlägt vor. Die Entscheidung trifft immer Ihr Team (Human-in-the-Loop).
Schritt 1/4 – Intelligente Vorfilterung
Spam, Kundenbeschwerden, Beratungsanfragen: Ein erheblicher Teil der Eingänge in Meldekanälen gehört gar nicht dorthin. Die KI der Hinweisgebersoftware erkennt irrelevante Meldungen automatisch, markiert sie und kann sie an die zuständige Stelle weiterleiten. Ihre qualifizierten Fallbearbeiter starten direkt mit den relevanten Fällen statt mit dem Aussortieren.
Schritt 2/4 – Kategorisierung & Risikobewertung
Die KI analysiert den Vortrag des Hinweisgebers, ordnet ihn der passenden Kategorie zu (z. B. Korruption, Diebstahl, Verstöße im Arbeitsumfeld) und nimmt eine erste Risikoeinstufung vor. Die Begründung liefert sie gleich mit: eine nachvollziehbare Kurzbewertung, warum ein Fall als Hochrisiko-Thema eingestuft wurde. Das schafft Transparenz und beschleunigt die Eingangsbewertung erheblich.
Schritt 3/4 – Automatische Rückfragen
Viele Meldungen sind unvollständig und bis der zuständige Case Manager Rückfragen stellt, vergehen oft ein bis zwei Wochen. Die KI der Whistleblower Software prüft jeden Vortrag auf Vollständigkeit und schlägt gezielte Rückfragen vor, die direkt mit der Eingangsbestätigung verschickt werden können.
Schritt 4/4 – Zusammenfassungen in jeder Phase
Ob für die Eingangsbesprechung, während der Untersuchung oder beim Fallabschluss: Die KI erstellt automatisch und konsistent strukturierte Zusammenfassungen nach Ihrem vorgegebenen Rahmen. Auch umfangreiche Untersuchungsberichte mit 50 und mehr Seiten fasst sie auf die wesentlichen Erkenntnisse zusammen.
Global einsetzbar
Ein Whistleblowing System, weltweit im Einsatz
Große Organisationen brauchen ein Hinweisgebersystem, das globale Reichweite mit lokaler Rechtskonformität verbindet. Genau dafür ist unsere Lösung gebaut.
- Weltweiter Rollout in Landessprachen: Hinweisgeber melden in ihrer Sprache, 24/7. Eingehende Meldungen lassen sich automatisch übersetzen, damit zentrale Teams sofort arbeitsfähig sind.
- Regionale Instanzen: Für besondere regulatorische Anforderungen betreiben wir die Plattform auf Wunsch in dedizierten Instanzen wie für die EU, die USA und China. Global zugänglich, mit konsistenten Prozessstandards.
- Länderspezifische Lösch- und Berechtigungskonzepte: Aufbewahrungspflichten und Datenschutzanforderungen unterscheiden sich je Land. Das System bildet heterogene nationale Vorgaben in einem konzernweit einheitlichen Rahmen ab.
- Zentrale und dezentrale Meldestellen: Ob zentrale Konzernmeldestelle oder eigene Meldestellen je Gesellschaft und Land. Das mandantenfähige System unterstützt beide Modelle und deren Kombination.
Erfolgsbeispiele
Vom Mittelstand bis zum Weltkonzern bewährt in der Praxis
Globaler Konzern: KI-Integration im großen Maßstab
Konzernweites Hinweisgebersystem mit weltweitem Rollout in den jeweiligen Landessprachen. Kern der Lösung: tiefe KI-Integration mit intelligenter Vorfilterung, automatischer Kategorisierung, Risikoscoring und KI-generierten Rückfragen, vollständig eingebettet in einen auditierbaren Fallbearbeitungsprozess mit menschlicher Letztentscheidung.
Internationaler Konzern: Drei Regionen, ein Standard
Hinweisgebersystem mit dedizierten Instanzen in der EU, den USA und China. Kategoriebasiertes Routing zwischen HR-, Compliance- und Exportkontroll-Fällen, Dispatcher-Rolle gegen Interessenkonflikte, konzernweit einheitliches Lösch- und Berechtigungskonzept trotz heterogener nationaler Anforderungen.
Öffentliche Verwaltung: Produktiv in wenigen Wochen
Digitales Hinweisgebersystem für eine öffentliche Institution, konfiguriert auf Basis unseres Standards und nach wenigen Wochen produktiv. Revisionssichere Fallbearbeitung mit Vier-Augen-Prinzip, vollständig konform mit den lokalen Datenschutzanforderungen.
Vertrauen
Rechtssicherheit, auf die Sie sich verlassen können
- HinSchG & EU-Richtlinie: Konform, inklusive länderspezifischer Anforderungen.
- 100% DSGVO-konform: Europäischer Anbieter, Hosting in Deutschland/EU.
- ISO-27001-zertifiziert: Informationssicherheit auf Enterprise-Niveau.
- Revisionssicherer Audit-Trail: Jede Systemaktion lückenlos dokumentiert.
- Human-in-the-Loop: Jede Entscheidung bleibt beim Menschen.
Im Standard innerhalb weniger Wochen. Das Hinweisgebersystem wird als SaaS bereitgestellt und bringt alle Anforderungen aus HinSchG, EU-Whistleblower-Richtlinie und DSGVO im Standard mit – Meldekanal in über 20 Sprachen, anonymer Dialog mit dem Hinweisgeber, Fallmanagement und Audit-Trail.
Wünschen Sie individuelle Anpassungen, etwa eigene Workflows, Schnittstellen oder individuelle Meldekategorien und Formulare, setzen wir diese in einem agilen Projekt um. Der Zeitrahmen richtet sich dann nach dem Umfang. Dank der integrierten Benutzerführung ist der Schulungsaufwand gering; Ihre Fallbearbeiter sind nach einer kurzen Einweisung arbeitsfähig.
Nein. Die KI unterstützt bei Vorfilterung, Kategorisierung, Rückfragen und Zusammenfassungen. Die fachliche Bewertung und Entscheidung trifft immer Ihr Team (Human-in-the-Loop).
Ja. Der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er anonym bleibt, und erhält einen Zugangscode, über den er Rückfragen beantworten und Dokumente austauschen kann – ohne seine Identität preiszugeben. Der Meldekanal ist technisch vom internen Fallmanagement getrennt.
Erstberatung & Produktdemonstration
Bereit für ein Hinweisgebersystem, das mehr kann als melden?
Bereit für ein Hinweisgebersystem, das mehr kann als melden?
Erfahren Sie in einer persönlichen Demo, wie unsere Hinweisgebersystem Software Ihre Fallbearbeitung strukturiert, beschleunigt und rechtssicher macht.
Erfahren Sie in einer persönlichen Demo, wie unsere Hinweisgebersystem Software Ihre Fallbearbeitung strukturiert, beschleunigt und rechtssicher macht.