Compliance Solutions

Hinweis-
geber-
System

Hinweisgeber-
System

Effektiver Schutz für Unternehmen und Mitarbeiter

Hinweisgebersystem Software und Whistleblowing-System

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Das Hinweisgebersystem

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, die es Mitarbeitern, Kunden
und sonstigen Personen ermöglicht, anonyme Hinweise und Informationen
zu möglichen Verstößen oder Regelverletzungen zu melden.

Die Meldekanäle bestehen in der Regel aus einem Onlineportal, einer Whistleblowing-Hotline oder auch der Möglichkeit schriftlich Hinweise einzureichen

Voraussetzung für Gegenmaßnahmen

Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?

Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?

Das Hinweisgebersystem wird genutzt, um Vorwürfe wie Korruption, sexuelle Belästigung, Datenmissbrauch oder Betrug schnell und effektiv zu erkennen, zu untersuchen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Sicher und Anonym

Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?

Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?

Ein Hinweisgebersystem ist für Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, um frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam zu werden und schnell reagieren zu können.

Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich sicher und anonym zu melden, ohne Angst vor Repressalien. Im Idealfall nutzt es allen Parteien, sich regel treu zu verhalten.

Hinweisgebersystem Whistleblower Software von Compliance Solutions
Hinweisgebersystem Funktion mit Icon

FunkTionsweise eines Whistleblower Systems

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem kann entweder als interne Lösung oder als externe Dienstleistung genutzt werden. Üblicherweise werden Hinweise über eine sichere, anonyme Online-Plattform gemeldet.

Nach der Meldung werden die Hinweise z.B. in einem Case Management System von dem entsprechenden Unternehmenspersonal untersucht und überprüft, um angemessen Maßnahmen einleiten zu können.

Risiken im Unternehmen minimieren

Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?

Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?

Ein Hinweisgebersystem bietet Unternehmen eine effektive Möglichkeit,
potenzielle Verstöße zu erkennen und zu untersuchen. Es stärkt das Vertrauen,
der Mitarbeiter und anderer Interessengruppen in das Unternehmen und fördert
eine positive Unternehmenskultur.

Außerdem kann es helfen, mögliche rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren, ganz abgesehen von Reputationsschäden
in der Öffentlichkeit.

Hinweisgebersystem Vorteile mit Hinweisgebersystem-Icon

Anforderungen an ein Whistleblowing System

Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?

Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?

Ein zukunftssicheres, wirksames und nutzerfreundliches digitales Hinweisgebersystem sollte bestimmte Funktionen beinhalten, die hier nahfolgend aufgezeigt werden:

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Anonymität
Fehlende Anonymität schreckt viele potenzielle Informanten davon ab, ihr Wissen nicht mit den Meldestellen zu teilen. Eine Hinweisgeberlösung muss deshalb den Schutz aller Beteiligter sicherstellen.

Medienvielfalt
Ein Hinweisgebersystem sollte unterschiedliche Meldewege integrieren können. So kann jede Organisation die passenden Medien wählen und die gesetzlich geforderten Kanäle integrieren. Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht mindestens zwei unterschiedliche Meldewege vor: schriftlich und mündlich.

Mehrsprachigkeit
Die Personen in öffentlichen und privaten Organisationen sind in der Regel international und sprechen unterschiedliche Muttersprachen. Diese Mehrsprachigkeit sollte ein Meldesystem zuverlässig abbilden, damit die meldende Person den Hinweis in der Sprache geben kann, in der sie sich adäquat ausdrücken kann.

Case Management
Definierte Abläufe helfen bei der sachgerechten und schnellen Verfolgung der Whistleblower-Hinweise. Die Koordination der Maßnahmen liegt bei einer einzigen Person.

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Mandantenfähigkeit
Es reicht nicht, wenn ein Konzern oder allgemein eine Organisation eine einzige Meldestelle für alle Bereiche einführt, da die Anonymität und das Need-to-know-Prinzip ansonsten kaum sicherzustellen ist. Ein Whistleblowing-System sollte daher ermöglichen, dass jede Unterorganisation oder jeder Teilbereich eine eigene Meldelösung erhalten kann.

Revisionssicherheit
Unternehmen müssen die gewissenhafte Bearbeitung von Hinweisen auch noch nach Monaten oder gar Jahren detailliert belegen können. Eine revisionssichere Dokumentation der Vorgänge in einem Hinweisgebersystem
ist daher unumgänglich.

Einbindung in Compliance-Plattform
Erst die Einbindung des Hinweisgebersystems in eine umfassende Compliance-Management-Lösung in Form eine Compliance-Plattform macht aus einer simplen Stand-alone-Lösung ein wirkmächtiges Compliance-Instrument. Es führt Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammen und generiert neue Erkenntnisse – selbstverständlich unter Wahrung der zugesicherten Anonymität und Vertraulichkeit der Daten.

EU-Whistleblower-Richtlinie & Hinweisgeberschutzgesetz

Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Da Meldungen über Compliance-Verstöße über ein Hinweisgebersystem wegen befürchteter Repressionen oft unterbleiben, hat sich die Europäische Union zum Ziel gesetzt, die unsichere Situation für Whistleblower zu ändern. Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) in Kraft. Sie schützt Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Vereinfacht zusammengefasst verpflichtet die Hinweisgeberrichtlinie Unternehmen und Behörden mit mehr als 49 Beschäftigten und Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern, zuverlässige interne Meldekanäle einzurichten. Über sie sollen Hinweisgeber, die im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind, Verstöße schriftlich oder mündlich melden können.

Hinweisgeber-System Compliance Solutions Law Bild
Hinweisgebersystem EU-Richtlinien Compliance Solutions
Hinweisen muss nachgegangen werden und entsprechende Maßnahmen müssen ergriffen und dokumentiert werden. Weiter legt die Richtlinie fest, dass der Informant keinerlei Repressalien erleiden darf; auch nicht als Drohung. Des Weiteren ist sicherzustellen, dass die Identität sowohl des Hinweisgebers als auch der betroffenen Personen z.B. durch ein anonymes Whistleblowing-System geschützt bleibt. Die EU-Whistleblower-Richtlinie muss von den EU-Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden. Deshalb wurde am 16. Dezember 2022 mit einiger Verspätung das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Bundestag verabschiedet. Da der Bundesrat das Whistleblower-Gesetz allerdings Anfang Februar 2023 gestoppt hat, wird es nun voraussichtlich in den Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat gehen. Dort könnte dann ein Kompromiss für das HinSchG gefunden werden, auf den sich beide Gremien einigen.

Hinweisgebersystem-Anbieter Compliance Solutions

Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Compliance Solutions hat eine Hinweisgebersystem-Software entwickelt, die eine sichere und vertrauliche Übermittlung von Hinweisen auf Regelverstöße in Unternehmen jeder Größe ermöglicht. Ein geschütztes Webformular gewährleistet den Schutz der Identität und die Anonymität des Hinweisgebers.

Über eine vertrauliche Dialogfunktion können die für die Bearbeitung zuständigen Personen nötige Rückfragen bidirektional an die Informanten stellen. Der komplette Dialog wird in den Workflow integriert und revisionssicher dokumentiert.

Das Whistleblowing-System von Compliance Solutions ist multilingual und weltweit im Einsatz. Die Software garantiert technische Sicherheit und Zugriffsschutz vor Dritten nach den Maßstäben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Im Case-Management-System sind klar definierte Rollen für die bearbeitenden Mitarbeiter hinterlegt. Ein nutzerfreundlicher geführter Prozess mit detaillierten Arbeitsanweisungen garantiert eine strukturierte, revisionssichere Bearbeitung der Whistleblower-Fälle.

Hinweisgeber-Compliance-System zwei Bilder
Hinweisgeber-Compliance-System Bild mit Logo

Eine Software-lösung mit umfangreichen Funktionen

Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions

Einfache Umsetzung der Whistleblower- Richtlinie

Intelligente
Fragebögen​

Über 20
Sprachen und Übersetzungen

Case
Management

Sicheres Meldesystem für Compliance Verstöße

Anonymität des Whistleblower

Sicheres Hosting in Deutschland

Angepasst an gesetzl. Anforderungen der EU-Länder

Revisions-sicherheit

Mandanten-fähigkeit für Ausrollen in Konzernen

Ansprache verschiedener Meldestellen

Fristgemäße Eingangsbestäti-gung der Meldung und Rückmeldung

Erstberatung Whistleblowing System

Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem

Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem

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