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Das Hinweisgebersystem
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, die es Mitarbeitern, Kunden
und sonstigen Personen ermöglicht, anonyme Hinweise und Informationen
zu möglichen Verstößen oder Regelverletzungen zu melden.
Die Meldekanäle bestehen in der Regel aus einem Onlineportal, einer Whistleblowing-Hotline oder auch der Möglichkeit schriftlich Hinweise einzureichen
Voraussetzung für Gegenmaßnahmen
Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?
Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?
Das Hinweisgebersystem wird genutzt, um Vorwürfe wie Korruption, sexuelle Belästigung, Datenmissbrauch oder Betrug schnell und effektiv zu erkennen, zu untersuchen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Sicher und Anonym
Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?
Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?
Ein Hinweisgebersystem ist für Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, um frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam zu werden und schnell reagieren zu können.
Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich sicher und anonym zu melden, ohne Angst vor Repressalien. Im Idealfall nutzt es allen Parteien, sich regel treu zu verhalten.
FunkTionsweise eines Whistleblower Systems
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem kann entweder als interne Lösung oder als externe Dienstleistung genutzt werden. Üblicherweise werden Hinweise über eine sichere, anonyme Online-Plattform gemeldet.
Nach der Meldung werden die Hinweise z.B. in einem Case Management System von dem entsprechenden Unternehmenspersonal untersucht und überprüft, um angemessen Maßnahmen einleiten zu können.
Risiken im Unternehmen minimieren
Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?
Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?
Ein Hinweisgebersystem bietet Unternehmen eine effektive Möglichkeit,
potenzielle Verstöße zu erkennen und zu untersuchen. Es stärkt das Vertrauen,
der Mitarbeiter und anderer Interessengruppen in das Unternehmen und fördert
eine positive Unternehmenskultur.
Außerdem kann es helfen, mögliche rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren, ganz abgesehen von Reputationsschäden
in der Öffentlichkeit.
Anforderungen an ein Whistleblowing System
Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?
Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?
Ein zukunftssicheres, wirksames und nutzerfreundliches digitales Hinweisgebersystem sollte bestimmte Funktionen beinhalten, die hier nahfolgend aufgezeigt werden:
Anonymität
Fehlende Anonymität schreckt viele potenzielle Informanten davon ab, ihr Wissen nicht mit den Meldestellen zu teilen. Eine Hinweisgeberlösung muss deshalb den Schutz aller Beteiligter sicherstellen.
Medienvielfalt
Ein Hinweisgebersystem sollte unterschiedliche Meldewege integrieren können. So kann jede Organisation die passenden Medien wählen und die gesetzlich geforderten Kanäle integrieren. Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht mindestens zwei unterschiedliche Meldewege vor: schriftlich und mündlich.
Mehrsprachigkeit
Die Personen in öffentlichen und privaten Organisationen sind in der Regel international und sprechen unterschiedliche Muttersprachen. Diese Mehrsprachigkeit sollte ein Meldesystem zuverlässig abbilden, damit die meldende Person den Hinweis in der Sprache geben kann, in der sie sich adäquat ausdrücken kann.
Case Management
Definierte Abläufe helfen bei der sachgerechten und schnellen Verfolgung der Whistleblower-Hinweise. Die Koordination der Maßnahmen liegt bei einer einzigen Person.
Mandantenfähigkeit
Es reicht nicht, wenn ein Konzern oder allgemein eine Organisation eine einzige Meldestelle für alle Bereiche einführt, da die Anonymität und das Need-to-know-Prinzip ansonsten kaum sicherzustellen ist. Ein Whistleblowing-System sollte daher ermöglichen, dass jede Unterorganisation oder jeder Teilbereich eine eigene Meldelösung erhalten kann.
Revisionssicherheit
Unternehmen müssen die gewissenhafte Bearbeitung von Hinweisen auch noch nach Monaten oder gar Jahren detailliert belegen können. Eine revisionssichere Dokumentation der Vorgänge in einem Hinweisgebersystem
ist daher unumgänglich.
Einbindung in Compliance-Plattform
Erst die Einbindung des Hinweisgebersystems in eine umfassende Compliance-Management-Lösung in Form eine Compliance-Plattform macht aus einer simplen Stand-alone-Lösung ein wirkmächtiges Compliance-Instrument. Es führt Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammen und generiert neue Erkenntnisse – selbstverständlich unter Wahrung der zugesicherten Anonymität und Vertraulichkeit der Daten.
EU-Whistleblower-Richtlinie & Hinweisgeberschutzgesetz
Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?
Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?
Da Meldungen über Compliance-Verstöße über ein Hinweisgebersystem wegen befürchteter Repressionen oft unterbleiben, hat sich die Europäische Union zum Ziel gesetzt, die unsichere Situation für Whistleblower zu ändern. Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) in Kraft. Sie schützt Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Vereinfacht zusammengefasst verpflichtet die Hinweisgeberrichtlinie Unternehmen und Behörden mit mehr als 49 Beschäftigten und Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern, zuverlässige interne Meldekanäle einzurichten. Über sie sollen Hinweisgeber, die im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind, Verstöße schriftlich oder mündlich melden können.
Hinweisgebersystem-Anbieter Compliance Solutions
Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?
Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?
Compliance Solutions hat eine Hinweisgebersystem-Software entwickelt, die eine sichere und vertrauliche Übermittlung von Hinweisen auf Regelverstöße in Unternehmen jeder Größe ermöglicht. Ein geschütztes Webformular gewährleistet den Schutz der Identität und die Anonymität des Hinweisgebers.
Über eine vertrauliche Dialogfunktion können die für die Bearbeitung zuständigen Personen nötige Rückfragen bidirektional an die Informanten stellen. Der komplette Dialog wird in den Workflow integriert und revisionssicher dokumentiert.
Das Whistleblowing-System von Compliance Solutions ist multilingual und weltweit im Einsatz. Die Software garantiert technische Sicherheit und Zugriffsschutz vor Dritten nach den Maßstäben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Im Case-Management-System sind klar definierte Rollen für die bearbeitenden Mitarbeiter hinterlegt. Ein nutzerfreundlicher geführter Prozess mit detaillierten Arbeitsanweisungen garantiert eine strukturierte, revisionssichere Bearbeitung der Whistleblower-Fälle.
