Compliance Solutions

Hinweis­geber­System

Hinweisgeber­system

Das Hinweisgebersystem als effektiver Schutz für Unternehmen und Mitarbeiter

Hinweisgebersystem Software und Whistleblowing-System

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Hinweisgebersystem Bilder mit Icon Compliance Solutions

Das Hinweisgebersystem

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, die es Mitarbeitern, Kunden und sonstigen Personen ermöglicht, anonyme Hinweise und Informationen zu möglichen Verstößen oder Regelverletzungen zu melden.

Dieses Hinweisgebersystem bietet verschiedene Meldekanäle, die in der Regel aus einem Onlineportal, einer Whistleblowing-Hotline oder der Möglichkeit bestehen, schriftlich Hinweise einzureichen.

Voraussetzung für Gegenmaßnahmen

Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?

Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?

Das Hinweisgebersystem wird genutzt, um Vorwürfe wie Korruption, sexuelle Belästigung, Datenmissbrauch oder Betrug schnell und effektiv zu erkennen, zu untersuchen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Sicheres & Anonymes Hinweisgebersystem

Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?

Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?

Hinweisgebersysteme sind für Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, um frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam zu werden und schnell reagieren zu können.

Ein solches Hinweisgebersystem ermöglicht den Mitarbeitern, sich sicher und anonym zu melden, ohne Angst vor Repressalien. Hinweisgebersysteme dienen im Idealfall allen Parteien dazu, sich regelgetreu zu verhalten.

Hinweisgebersystem Whistleblower Software von Compliance Solutions
Hinweisgebersystem Funktion mit Icon

Funktionsweise eines Whistleblower Systems

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem kann entweder als interne Lösung oder als externe Dienstleistung genutzt werden. Üblicherweise werden Hinweise über eine sichere, anonyme Online-Plattform gemeldet.

Nach der Meldung im Hinweisgebersystem werden diese Hinweise z.B. in einem Case Management System von dem entsprechenden Unternehmenspersonal untersucht und überprüft, um angemessene Maßnahmen einleiten zu können.

Risiken im Unternehmen minimieren

Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?

Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?

Ein Hinweisgebersystem bietet Unternehmen eine effektive Möglichkeit, potenzielle Verstöße zu erkennen und zu untersuchen. Es stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter und anderer Interessengruppen in das Unternehmen und fördert eine positive Unternehmenskultur.

Außerdem können solche Hinweisgebersysteme helfen, mögliche rechtliche und finanzielle Risiken, als auch Reputationsschäden in der Öffentlichkeit zu minimieren.

Hinweisgebersystem Vorteile mit Hinweisgebersystem-Icon

Anforderungen an ein Whistleblowing System

Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?

Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?

Ein zukunftssicheres, wirksames und nutzerfreundliches digitales Hinweisgebersystem sollte bestimmte Funktionen beinhalten, die hier nachfolgend aufgezeigt werden:

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Anonymität
Fehlende Anonymität kann viele potenzielle Informanten abschrecken, ihr Wissen mit den Meldestellen zu teilen. Eine Hinweisgeberlösung muss daher den Schutz aller Beteiligten gewährleisten.

Medienvielfalt
Ein Hinweisgebersystem sollte in der Lage sein, unterschiedliche Meldewege zu integrieren. Dadurch kann jede Organisation die passenden Medien auswählen und die gesetzlich geforderten Kanäle berücksichtigen. Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht mindestens zwei unterschiedliche Meldewege vor: schriftlich und mündlich.

Mehrsprachigkeit
Personen in öffentlichen und privaten Organisationen sind häufig international aufgestellt und sprechen verschiedene Sprachen. Ein Meldesystem sollte diese Mehrsprachigkeit zuverlässig widerspiegeln, sodass meldende Personen Hinweise in ihrer bevorzugten Sprache abgeben können.

Case Management
Definierte Abläufe helfen bei der sachgerechten und schnellen Verfolgung der Whistleblower-Hinweise. Die Koordination der Maßnahmen liegt bei einer einzigen Person.

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Mandantenfähigkeit
Es ist nicht ausreichend, wenn ein Konzern oder eine Organisation lediglich eine Meldestelle für alle ihre Bereiche etabliert. Die Gewährleistung von Anonymität und das Need-to-know-Prinzip könnten sonst gefährdet sein. Ein Hinweisgebersystem sollte es daher ermöglichen, dass jede Unterorganisation oder jeder Teilbereich seine eigene Meldelösung erhalten kann.

Revisionssicherheit
Unternehmen müssen in der Lage sein, die sorgfältige Bearbeitung von Hinweisen auch Monate oder Jahre später detailliert nachzuweisen. Eine revisionssichere Dokumentation der Vorgänge innerhalb eines Hinweisgebersystems ist daher essentiell.

Einbindung in Compliance-Plattform
Die Integration des Hinweisgebersystems in eine umfassende Compliance-Management-Lösung in Form einer Compliance-Plattform erhöht seinen Wert erheblich. Dieses integrierte System führt Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammen und generiert daraus neue Erkenntnisse, wobei stets die Anonymität und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleiben.

EU-Whistleblower-Richtlinie & Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Da Meldungen über Compliance-Verstöße oft wegen befürchteter Repressionen ausbleiben, hat die Europäische Union das Ziel verfolgt, die unsichere Situation für Whistleblower zu verbessern. Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) in Kraft, welche Personen schützt, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Vereinfacht ausgedrückt verpflichtet die Richtlinie Unternehmen und Behörden mit mehr als 49 Beschäftigten sowie Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern, zuverlässige interne Hinweisgebersysteme und Meldekanäle einzurichten. Über diese Kanäle sollen Hinweisgeber, unabhängig davon, ob sie im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind, Verstöße schriftlich oder mündlich melden können.

Hinweisgeber-System Compliance Solutions Law Bild
Hinweisgebersystem EU-Richtlinien Compliance Solutions
Hinweisen muss nachgegangen werden, entsprechende Maßnahmen sind zu ergreifen und zu dokumentieren. Die Richtlinie legt zudem fest, dass der Informant keinerlei Repressalien ausgesetzt werden darf – auch nicht in Form von Drohungen. Dazu muss sichergestellt werden, dass die Identität sowohl des Hinweisgebers als auch der betroffenen Personen, beispielsweise durch ein anonymes Whistleblowing-System, geschützt bleibt. Die EU-Whistleblower-Richtlinie muss von den EU-Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgewandelt werden. Daher wurde am 12. Mai 2023 mit einiger Verspätung das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Bundestag verabschiedet, welches am 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist.

Hinweisgebersystem-Anbieter Compliance Solutions

Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Compliance Solutions hat eine Software entwickelt, die eine sichere und vertrauliche Übermittlung von Hinweisen auf Regelverstöße in Unternehmen jeder Größe ermöglicht. Ein geschütztes Webformular sichert die Identität und gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers.

Durch eine vertrauliche Dialogfunktion, eine Kernfunktion moderner Hinweisgebersysteme, können die für die Bearbeitung zuständigen Personen notwendige Rückfragen bidirektional an die Informanten richten. Der gesamte Dialog wird nahtlos in den Workflow eingebunden und revisionssicher dokumentiert.

Das Whistleblowing-System von Compliance Solutions ist mehrsprachig und weltweit im Einsatz. Die Software bietet technische Sicherheit und schützt den Zugriff vor Dritten gemäß den Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Im Case-Management-System sind klar definierte Rollen für die bearbeitenden Mitarbeiter hinterlegt. Ein nutzerfreundlicher, geführter Prozess mit detaillierten Arbeitsanweisungen gewährleistet eine strukturierte und revisionssichere Bearbeitung der Whistleblower-Fälle.

Hinweisgeber-Compliance-System zwei Bilder
Hinweisgeber-Compliance-System Bild mit Logo

Eine Software-lösung mit umfangreichen Funktionen

Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?

Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions

Einfache
Umsetzung der Whistleblower- Richtlinie

Intelligente
Fragebögen​

Über 20
Sprachen und Übersetzungen

Case
Management

Sicheres Meldesystem für Compliance Verstöße

Anonymität des Whistleblower

Sicheres Hosting in Deutschland

Angepasst an gesetzl. Anforderungen der EU-Länder

Revisions-
sicherheit

Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in Konzernen

Ansprache verschiedener Meldestellen

Fristgemäße Eingangsbestäti-gung der Meldung und Rückmeldung

Einfache
Umsetzung der Whistleblower- Richtlinie

Intelligente
Fragebögen​

Über 20
Sprachen und Übersetzungen

Case
Management

Sicheres Meldesystem für Compliance Verstöße

Anonymität des Whistleblower

Sicheres Hosting in Deutschland

Angepasst an gesetzl. Anforderungen der EU-Länder

Revisions-
sicherheit

Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in Konzernen

Ansprache verschiedener Meldestellen

Fristgemäße Eingangsbestäti-gung der Meldung und Rückmeldung

Einfache
Umsetzung der
Whistleblower-
Richtlinie​

Intelligente
Fragebögen​

Über 20
Sprachen und Übersetzungen

Case
Management

Sicheres
Meldesystem für
Compliance-
Verstöße

Anonymität des Whistleblowers

Sicheres Hosting in Deutschland

Angepasst an
gesetzl. An-
forderungen der
EU-Länder

Revisions-
sicherheit

Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in
Konzernen

Ansprache
verschiedener
Meldestellen

Fristgemäße
Eingangsbe-
stätigung der
Meldung

Erstberatung Whistleblowing System

Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem

Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem

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