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Das Hinweisgebersystem
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern, Kunden und allerlei anderen Personen, anonyme Hinweise und Informationen zu möglichen Gesetzesverstößen oder Regelverletzungen in Firmen oder anderen Organisationen zu melden.
Um die Sicherheit des Whistleblowers zu gewährleisten, bieten diese Hinweisgebersysteme verschiedene Meldekanäle. Durch Onlineportale, einer Whistleblowing-Hotline oder auch der Möglichkeit schriftlich Hinweise einzureichen, kann der Hinweisgeber in einem sicheren, anonymen Umfeld jegliche Regelverstöße melden.
Voraussetzung für Gegenmaßnahmen
Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?
Wofür wird ein Hinweisgebersystem genutzt?
Das Hinweisgebersystem wird genutzt um den Schutz von Gesetzen und Ethikrichtlinien zu gewährleisten. Seien es Vorwürfe der Korruption, sexueller Belästigung, Datenmissbrauch oder Betrug, ein Hinweisgebersystem ermöglicht es den verantwortlichen Parteien diese Missstände schnell und effektiv zu erkennen, zu untersuchen und Gegenmaßnahmen einzuleiten kann .
Sicheres & Anonymes Hinweisgebersystem
Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?
Warum ist ein Whistleblowing System wichtig?
Für Unternehmen und Organisationen ist es von großer Bedeutung, frühzeitig auf mögliche Probleme aufmerksam zu werden und schnell reagieren zu können. Mit einem Hinweisgebersystem kann man diesen Standards effektiv gerecht werden.
Ein solches Hinweisgebersystem ermöglicht es den Mitarbeitern, sich sicher und anonym zu melden, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen. Hinweisgebersysteme dienen im Idealfall allen Parteien dazu, sich regelgetreu zu verhalten.
Funktionsweise eines Whistleblower Systems
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Wahlweise kann ein Hinweisgebersystem entweder als interne Lösung oder als externe Dienstleistung genutzt werden. Üblicherweise werden Hinweise über eine sichere, anonyme Online-Plattform gemeldet.
Nach der Meldung im System werden diese Hinweise z.B. in einem Case Management System von dem entsprechenden Unternehmenspersonal untersucht und überprüft. Wenn die Legitimität der Vorwürfe bestätigt wird können alle angemessene Maßnahmen eingeleitet werden.
Risiken im Unternehmen minimieren
Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?
Welche Vorteile bietet eine Whistleblower-Lösung?
Ein Hinweisgebersystem bietet Unternehmen eine effektive Möglichkeit, potenzielle Gesetzesverstöße zu erkennen und zu untersuchen. Solche Sicherheitsvorkehrungen stärken das Vertrauen der Mitarbeiter und anderer Interessengruppen in das Unternehmen und fördern eine positive Unternehmenskultur. Die besten Beziehungen bestehen auf einem Fundament des Vertrauens, so auch die Beziehungen zwischen Personen in einem geschäftlichen Umfeld.
Außerdem können solche Hinweisgebersysteme helfen, mögliche rechtliche und finanzielle Risiken, als auch Reputationsschäden in der Öffentlichkeit zu minimieren. Für ein Unternehmen, dass längerfristig auf der sicheren Seite stehen möchte, ist ein Hinweisgebersystem unentbehrlich.
Anforderungen an ein Whistleblowing System
Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?
Was muss ein digitales Hinweigebersystem leisten?
Ein zukunftssicheres, wirksames und nutzerfreundliches digitales Hinweisgebersystem sollte bestimmte Funktionen beinhalten, die hier nachfolgend aufgezeigt werden:
Anonymität
Fehlende Anonymität kann viele potenzielle Informanten abschrecken, ihr Wissen mit den Meldestellen zu teilen. Eine Hinweisgeberlösung muss daher den Schutz aller Beteiligten gewährleisten.
Medienvielfalt
Ein Hinweisgebersystem sollte in der Lage sein, unterschiedliche Meldewege zu integrieren. Dadurch kann jede Organisation die passenden Medien auswählen und die gesetzlich geforderten Kanäle berücksichtigen. Der Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sieht mindestens zwei unterschiedliche Meldewege vor: schriftlich und mündlich.
Mehrsprachigkeit
Personen in öffentlichen und privaten Organisationen sind häufig international aufgestellt und sprechen verschiedene Sprachen. Ein Meldesystem sollte diese Mehrsprachigkeit zuverlässig widerspiegeln, sodass meldende Personen Hinweise in ihrer bevorzugten Sprache abgeben können.
Case Management
Definierte Abläufe helfen bei der sachgerechten und schnellen Verfolgung der Whistleblower-Hinweise. Die Koordination der Maßnahmen liegt bei einer einzigen Person.
Mandantenfähigkeit
Es ist nicht ausreichend, wenn ein Konzern oder eine Organisation lediglich eine Meldestelle für alle ihre Bereiche etabliert. Die Gewährleistung von Anonymität und das Need-to-know-Prinzip könnten sonst gefährdet sein. Ein Hinweisgebersystem sollte es daher ermöglichen, dass jede Unterorganisation oder jeder Teilbereich seine eigene Meldelösung erhalten kann.
Revisionssicherheit
Unternehmen müssen in der Lage sein, die sorgfältige Bearbeitung von Hinweisen auch Monate oder Jahre später detailliert nachzuweisen. Eine revisionssichere Dokumentation der Vorgänge innerhalb eines Hinweisgebersystems ist daher essentiell.
Einbindung in Compliance-Plattform
Die Integration des Hinweisgebersystems in eine umfassende Compliance-Management-Lösung in Form einer Compliance-Plattform erhöht seinen Wert erheblich. Dieses integrierte System führt Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammen und generiert daraus neue Erkenntnisse, wobei stets die Anonymität und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleiben.
EU-Whistleblower-Richtlinie & Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?
Was regelt die EU-Whistleblower-Richtlinie?
Da Meldungen über Compliance-Verstöße oft wegen befürchteter Repressionen ausbleiben, hat die Europäische Union das Ziel verfolgt, die unsichere Situation für Whistleblower zu verbessern. Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie 2019/1937) in Kraft, welche Personen schützt, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Vereinfacht ausgedrückt verpflichtet die Richtlinie Unternehmen und Behörden mit mehr als 49 Beschäftigten sowie Gemeinden mit 10.000 oder mehr Einwohnern, zuverlässige interne Hinweisgebersysteme und Meldekanäle einzurichten. Über diese Kanäle sollen Hinweisgeber, unabhängig davon, ob sie im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind, Verstöße schriftlich oder mündlich melden können.
Hinweisgebersystem-Anbieter Compliance Solutions
Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?
Was bietet das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?
Compliance Solutions hat eine Software entwickelt, die eine sichere und vertrauliche Übermittlung von Hinweisen auf Regelverstöße in Unternehmen jeder Größe ermöglicht. Ein geschütztes Webformular sichert die Identität und gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers.
Durch eine vertrauliche Dialogfunktion, eine Kernfunktion moderner Hinweisgebersysteme, können die für die Bearbeitung zuständigen Personen notwendige Rückfragen bidirektional an die Informanten richten. Der gesamte Dialog wird nahtlos in den Workflow eingebunden und revisionssicher dokumentiert.
Das Whistleblowing-System von Compliance Solutions ist mehrsprachig und weltweit im Einsatz. Die Software bietet technische Sicherheit und schützt den Zugriff vor Dritten gemäß den Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Im Case-Management-System sind klar definierte Rollen für die bearbeitenden Mitarbeiter hinterlegt. Ein nutzerfreundlicher, geführter Prozess mit detaillierten Arbeitsanweisungen gewährleistet eine strukturierte und revisionssichere Bearbeitung der Whistleblower-Fälle.
Eine Software-lösung mit umfangreichen Funktionen
Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions?
Welche Vorteile hat das Hinweisgebersystem von Compliance Solutions
Einfache
Umsetzung der Whistleblower- Richtlinie
Intelligente
Fragebögen
Über 20
Sprachen und Übersetzungen
Case
Management
Sicheres Meldesystem für Compliance Verstöße
Anonymität des Whistleblower
Sicheres Hosting in Deutschland
Angepasst an gesetzl. Anforderungen der EU-Länder
Revisions-
sicherheit
Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in Konzernen
Ansprache verschiedener Meldestellen
Fristgemäße Eingangsbestäti-gung der Meldung und Rückmeldung
Einfache
Umsetzung der Whistleblower- Richtlinie
Intelligente
Fragebögen
Über 20
Sprachen und Übersetzungen
Case
Management
Sicheres Meldesystem für Compliance Verstöße
Anonymität des Whistleblower
Sicheres Hosting in Deutschland
Angepasst an gesetzl. Anforderungen der EU-Länder
Revisions-
sicherheit
Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in Konzernen
Ansprache verschiedener Meldestellen
Fristgemäße Eingangsbestäti-gung der Meldung und Rückmeldung
Einfache
Umsetzung der
Whistleblower-
Richtlinie
Intelligente
Fragebögen
Über 20
Sprachen und Übersetzungen
Case
Management
Sicheres
Meldesystem für
Compliance-
Verstöße
Anonymität des Whistleblowers
Sicheres Hosting in Deutschland
Angepasst an
gesetzl. An-
forderungen der
EU-Länder
Revisions-
sicherheit
Mandanten-
fähigkeit für
Ausrollen in
Konzernen
Ansprache
verschiedener
Meldestellen
Fristgemäße
Eingangsbe-
stätigung der
Meldung
Erstberatung Whistleblowing System
Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem
Individuelle Beratung zum Hinweisgebersystem
Sie interessieren sich für unser Hinweisgebersystem zur Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, unsere Compliance-Experten beraten Sie gerne.
